Prozesserhebung Vorlage für Teams: Prozess Canvas
Eine Optimierung deiner Prozesse beginnt mit dem ersten Schritt: der Prozesserhebung. Und weil ein guter Start die halbe Miete ist, stellen wir dir hier unser Lieblingstool für eine co-kreative und effiziente Erhebung deiner Prozesse vor: das Prozess Canvas. Inkl. kostenlosem Template!
Key Facts zur Prozesserhebung
- Die Prozesserhebung ist das systematische Sammeln von Informationen über einen Prozess, um dessen Ablauf, Beteiligte und benötigte Ressourcen zu verstehen.
- Ziel der Prozesserhebung ist es, eine transparente und gemeinsam verstandene IST-Situation zu schaffen – als ehrliche Grundlage für jede weitere Analyse und Optimierung.
- Eine Prozesserhebungsvorlage (Template) dient dabei als Werkzeug, das die Erfassung von Prozessinformationen wie Schritten, Rollen und Verantwortlichkeiten vereinfacht.
- Das Prozess Canvas ist eine spezielle Vorlage, die über die reine Dokumentation hinausgeht und als visuelles Werkzeug den Dialog und das gemeinsame Verständnis im Team fördert.
- Die Prozesserhebung ist die erste Phase im Prozesslebenszyklus.
Was ist das Prozess Canvas?
Das Prozess Canvas ist ein visuelles Hilfsmittel für die Prozesserhebung. Es ist eine grafische Darstellung wesentlicher Aspekte eines Prozesses. Das Canvas besteht aus sechs Feldern, die ausgefüllt werden, um ein vollständiges Bild des Prozesses zu erhalten:
- Sinn und Zweck des Prozesses
- Input / Output
- Prozessschritte
- Prozessteam
- Prozesskontext
- Erfolgsfaktoren/Stolpersteine
Mithilfe von ausgewählten Leitfragen zu den einzelnen Feldern diskutiert das Team den Prozess strukturiert und stellt ihn übersichtlich dar. Die Felder des Canvas sind hinsichtlich ihrer Zahl und Inhalte kein Standard und können auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Wir verwenden das Prozess Canvas gerne als Einstieg in einen Erhebungsworkshop, weil es einen geringen Erklärungsbedarf hat und wenig Vorbereitungszeit benötigt.
Direkt mit dem Prozess Canvas durchstarten: Hier geht es zum Download Prozess Canvas/ Prozesserhebungsvorlage.
Wozu dient der Prozess Canvas?
Im Gegensatz zu einfachen Checklisten, die oft nur den reinen Ablauf dokumentieren, verfolgt das Prozess Canvas ein tiefergehendes Ziel. Es ist explizit für die Co-Kreation im Team konzipiert und dient dazu:
- Ein gemeinsames Verständnis zu schaffen: Es bringt das gesamte Prozessteam an einen Tisch, um ein gemeinsames und ehrliches Bild des tatsächlich gelebten Prozesses zu erarbeiten.
- Einen strukturierten Dialog zu führen: Das Canvas gibt dem Gespräch eine klare Struktur und stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte eines Prozesses beleuchtet werden.
- Implizites Wissen sichtbar zu machen: Durch die gemeinsame Diskussion werden nicht nur Fakten erfasst, sondern auch wertvolles Erfahrungswissen und unterschiedliche Perspektiven für alle transparent.
Prozesserhebung Vorlage: Prozess Canvas einfach erklärt
Um mit dem Prozess Canvas zu arbeiten, empfehlen wir euch, die sechs Felder systematisch durchzugehen. Je nach Gruppengröße könnt ihr dabei im Plenum oder in Kleingruppen vorgehen. Arbeitet ihr in Kleingruppen, stellt die Ergebnisse anschließend im Plenum vor, um sicherzustellen, dass alle Informationen auf dem Canvas vom gesamten Teammitgetragen werden.
Ein wichtiger Praxistipp: Beginnt immer mit dem Prozessnamen. Klärt zu Beginn, ob alle Beteiligten das Gleiche unter dem Prozess (z.B. "Onboarding", "Mitarbeitereinstellung") verstehen. Diese erste Diskussion schafft bereits eine entscheidende gemeinsame Basis, bevor ihr euch den sechs Feldern widmet.
Die folgende Anleitung führt euch nun Schritt für Schritt durch die sechs Felder und gibt euch die wichtigsten Leitfragen an die Hand.
1. Sinn & Zweck definieren
Im ersten Feld des Prozess Canvas, "Sinn& Zweck", definiert das Team gemeinsam den übergeordneten Zweck des Prozesses. Es wird geklärt, warum es diesen Prozess überhaupt gibt und welchen wertvollen Beitrag er zum Unternehmenserfolg leistet.
Bevor ihr euch in den Details des Ablaufs verliert, beginnt ihr bewusst mit der wichtigsten Frage: dem "Warum". Ein klares, gemeinsames Verständnis des Zwecks ist die Grundlage für jede sinnvolle Optimierung. Oft stellt sich hier schon heraus, ob ein Prozess überhaupt noch gebraucht wird oder ob sein Ziel klar auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet ist.
Stellt euch im Team dazu folgende Leitfragen, um den Zweck zu schärfen:
- Was ist das übergeordnete Ziel des Prozesses?
- Warum gibt es diesen Prozess?
- Welchen Wert / Kundennutzen liefert der Prozess?
- Warum brauchen wir / Kunden:innen diesen Prozess?
Das Ergebnis ist eine Sammlung von Kernpunkten, die den Zweck des Prozesses beschreiben. Diese dient als gemeinsamer "Leitstern" für die weitere Arbeit.
2. Abgrenzung klären (Input & Output)
Im Schritt “Abgrenzung ” legt das Team die genauen Grenzen des Prozesses fest. Es wird klar definiert, was den Prozess auslöst (Input) und welches konkrete, messbare Ergebnis am Ende steht (Output).
Eine klare Abgrenzung ist entscheidend, damit im Workshop alle über denselben "Ausschnitt" eurer Arbeitsrealität sprechen. Ohne definierte Start- und Endpunkte ufern Diskussionen oft aus oderbleiben an der Oberfläche. Indem ihr den Rahmen klar absteckt, schafft ihr den Fokus für die weitere, detaillierte Analyse.
Stellt euch im Team dazu folgende Leitfragen:
- Was ist der Auslöser des Prozesses?
- Womit beginnt der Prozess?
- Was liegt als Input vor?
- Was ist das Ergebnis des Prozesses?
- Was benötigt der nachfolgende Prozess von diesem Prozess?
Als Ergebnis habt ihr die Start- und Endpunkte des Prozesses klar abgesteckt. Jedes Teammitglied teilt nun das gleiche Verständnis der Prozessgrenzen.
3. Prozessschritte skizzieren
In Schritt “Prozessschritte” skizziert das Team die wesentlichen Tätigkeiten des Prozesses in ihrer logischen Reihenfolge. Das Ziel ist es, einen groben Überblick über den Ablauf zu gewinnen, ohne sich bereits in den Details einzelner Aufgaben zu verlieren.
Hier geht es um das "Was passiert?" im Prozess. Sammelt im Team auf Post-its oder einem Whiteboard alle Hauptaktivitäten, die zwischen dem zuvor definierten Input und dem Output liegen. Ordnet diese anschließend gemeinsam in der chronologischen Reihenfolge an, in der sie typischerweise stattfinden.
- Welche Tätigkeiten erfolgen im Rahmen des Prozesses?
- Wie ist die Anordnung der Tätigkeiten?
- Welche Durchlaufzeit hat der Prozess oder einzelne Tätigkeiten im Durchschnitt?
- Wie viele Durchgänge erfolgen pro Jahr / Monat / Woche?
- Läuft der Prozess immer gleich?
Wichtig dabei ist der Grundsatz: Fokus auf das Wesentliche, nicht auf die perfekte Detaillierung.
Das Ergebnis ist eine erste visualisierte Skizze des Ablaufs, die als gemeinsame Grundlage für die nächsten Schritte dient.
4. Das Prozessteam und die Rollen benennen
Das Feld "Prozessteam" dient dazu, alle am Prozess beteiligten Personen, Funktionen und Teams zu identifizieren, um ein vollständiges Bild der Zusammenarbeit zu erhalten.
- Wer ist für den Prozess strategisch verantwortlich? (Process Owner)
- Wer managed den Prozess, nimmt Änderungen / Verbesserungen daran vor?
- Wer arbeitet im Prozessteam alles mit?
- Wer arbeitet am Prozess operativ mit, wer trifft relevante Entscheidungen im Prozess?
Geht dafür die zuvor skizzierten Prozessschritte durch und fragt euch bei jeder Aktivität: "Wer ist hierbeteiligt?" Listet alle Personen, Funktionen oder sogar ganze Teams auf, die eine aktive Rolle spielen. Wichtig ist, hier wirklich alle Beteiligten zu erfassen, auch diejenigen, die nur an einer einzigen Stelle einen Beitrag leisten.
Das Ergebnis ist eine vollständige Übersicht aller beteiligten Akteure. Diese Liste schafft Transparenz und ist die Basis, um später Verantwortlichkeiten zu klären.
5: Den Prozesskontext und die Schnittstellen verstehen
Das Feld "Prozesskontext" dient der Analyse aller externen Faktoren, die den Prozess beeinflussen. Ziel ist es, die wichtigen Schnittstellen zu anderen Prozessen, Teams oder IT-Systemen zu identifizieren.
Die Analyse des Prozessumfelds ist entscheidend, um zu verstehen, welche Abhängigkeiten bestehen und welche Auswirkungen Änderungen an eurem Prozess auf andere Bereiche haben könnten.
Um die Schnittstellen klar zu erfassen, stellt euch im Team folgende Fragen:
- Externe Inputs: Von welchen anderen Teams, Prozessen oder externen Partnern erhaltet ihr wichtige Informationen oder Materialien, damit euer Prozess starten kann?
- Externe Outputs: An welche anderen Teams, Prozesse oder Systeme übergebt ihr eure Ergebnisse, wenn euer Prozess abgeschlossen ist?
- Systeme & Tools: Welche IT-Systeme, Datenbanken oder Werkzeuge werden in diesem Prozessgenutzt?
- Rahmenbedingungen: Gibt es übergeordnete Regeln, Vorschriften oder Unternehmensstandards, die diesen Prozess beeinflussen?
Das Ergebnis ist eine visuelle Übersicht der wichtigsten Verbindungen eures Prozesses zur restlichen Organisation.
6. Erfolgsfaktoren & Stolpersteine identifizieren
Das letzte Feld des Prozess Canvas, "Erfolgsfaktoren & Stolpersteine", dient der Sammlung entscheidender Praxiserfahrungen. Ziel ist es, gemeinsam zu identifizieren, was den Prozess heute bereits erfolgreich macht und wo die größten Hürden liegen.
Es ist eine ehrliche Bestandsaufnahme, die oft die wahren Ursachen für Probleme aufdeckt und gleichzeitig zeigt, was bereits gut funktioniert und unbedingt beibehalten werden sollte.
Nutzt zur Reflexion im Team die drei Fragestellungen:
- Was ist notwendig, damit der Prozess reibungslos läuft?
- Welche Risiken, Probleme, Herausforderungen gibt es?
- Welche Rahmenbedingungen werden benötigt?
Das Ergebnis ist eine Sammlung der wichtigsten Hebel und Hürden. Diese Erkenntnisse aus der Praxis sind die wesentliche Grundlage für die anschließende Analyse- und Optimierungsphase.
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Prozess Canvas Praxisbeispiel
Wie sieht ein Prozess Canvas aus, wenn es in einem Workshop ausgefüllt wurde? Die folgende Abbildung zeigt ein konkretes Praxisbeispiel für einen "Onboarding Prozess". Ziel des Workshops war es, ein gemeinsames Verständnis für den Ablauf und alle wichtigen Komponenten dieses Prozesses zu schaffen.
Man erkennt in diesem Beispiel sehr gut, wie das Team die verschiedenen Felder genutzt hat, um den Prozess ganzheitlich zu betrachten. Im Feld "Sinn & Zweck" wurde nicht nur ein administratives Ziel, sondern auch ein wichtiger kultureller Aspekt("wertschätzende Kultur leben") festgehalten. Unter "Erfolgsfaktoren & Stolpersteine" werden konkrete Maßnahmen wie die "Abstimmung mit IT" oder ein "Check Up nach 2 Wochen" genannt, die direkt aus der Praxiserfahrung des Teams stammen.
Auf Basis dieser gemeinsam erarbeiteten Übersicht kann das Team nun zum nächsten Schritt im Prozesslebenszyklus übergehen: der Prozessanalyse.
Ich möchte mit der Prozesserhebung starten. Wie kann ich beginnen?
Einfach loslegen mit dem Prozess Canvas: Such dir ein paar motivierte Mitstreiter:innen, wähle einen Prozess und beginne damit, ihn mit Hilfe des Prozess Canvas zu erheben. Wenn Fragen auftauchen, hilft dir die nachfolgend vorgestellte Literatur weiter. Unser Prozessmanagement-Experte Jonathan Schauer hat zumeist auch einen guten Tipp parat.
Zuerst weiterbilden und dann loslegen? Auch das ist möglich. Unser Drei-Tages-Training Prozessmanagement Modul 1: Grundlagen - Prozesse analysieren und verbessern führt dich in das Thema Prozessmanagement ein und zeigt dir Möglichkeiten zur Erhebung, Analyse und Optimierung. Das Beste: Du kannst deinen eigenen Prozess in das Training mitbringen und direkt im Training gemeinsam mit unserem Prozessmanagement-Experten bearbeiten. Als überbetriebliches oder innerbetriebliches Training möglich!
Als überbetriebliches oder innerbetriebliches Training möglich!
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FAQ
Was ist eine Prozesserhebung?
Die Prozesserhebung ist der erste, entscheidende Schritt im Prozesslebenszyklus. Sie ist das systematische Sammeln von Informationen über einen Prozess, um dessen Ablauf, die beteiligten Personen und die benötigten Ressourcen lückenlos zu verstehen.
Entscheidend ist dabei, den tatsächlich gelebten Prozess zu erheben und nicht nur den, der vielleicht auf dem Papier existiert. Das Ziel ist nicht die perfekte Dokumentation, sondern die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team. Wichtig ist: In dieser Phase wird der Prozess noch nicht bewertet oder kritisiert. Es geht allein darum, ihn vollständig und wahrheitsgetreu darzustellen, um eine ehrliche Grundlage für jede weitere Analyse zu schaffen.
Was macht eine gute Prozesserhebungsvorlage aus?
Eine gute Vorlage dient als strukturiertes Werkzeug, das die systematische Erfassung aller relevanten Prozessinformationensicherstellt. Sie bietet einen klaren Rahmen und stellt sicher, dass keine wichtigen Aspekte vergessen werden.
Unabhängig von der genauen Methode sollte eine gute Vorlage folgende Kernelemente abdecken:
- Prozessname und Zweck: Eine klare Bezeichnung des Prozesses und eine kurze Beschreibung, welches Ziel er verfolgt
- Prozessgrenzen (Input & Output):Was ist der konkrete Auslöser des Prozesses und was ist sein messbares Ergebnis?
- Prozessschritte: Die wesentlichen Tätigkeiten, die im Prozess stattfinden.
- Beteiligte Rollen: Eine Auflistung der Personen, Funktionen oder Teams, die am Prozess beteiligt sind.
- Ressourcen & Systeme: Welche wichtigen Werkzeuge oder IT-Systeme werden benötigt?
- Schnittstellen: Wo gibt es Übergabepunkte zu anderen Prozessen oder Abteilungen?
Während eine einfache Liste diese Punkteabfragt, geht das Prozess Canvas einen Schritt weiter: Es erfasst diese Elemente nicht nur, sondern setzt sie in einen visuellen Kontext zueinander. Dies fördert den Dialog im Team und hilft, die Zusammenhänge und Abhängigkeiten besser zu verstehen.
Was sind die Hauptmerkmale des Prozess Canvas?
Das Prozess Canvas zeichnet sich durch vier Hauptmerkmale aus: Es ist eine visuelle Darstellung, die komplexe Prozesse auf einer Ebene abbildet. Es ist auf Kollaboration im Team ausgelegt, schafft Fokusdurch klare Abgrenzung und bietet eine ganzheitliche Struktur durch seine sechs Kernelemente.
Welche Vorteile bietet der Einsatz eines Prozess Canvas?
Die Hauptvorteile sind eine verbesserte Übersichtlichkeit durch die visuelle Darstellung und die damit verbundene Möglichkeit, den Prozess von allen Blickwinkeln zu betrachten und Schwachstellen schneller zu erkennen. Darüber hinaus besticht er durch seine Einfachheit – es ist wenig Erklärungsbedarf gegeben und es kann schnell damit gearbeitet werden.
Welche Arten von Vorlagen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Vorlagen, die als Ausgangspunkt dienen können. Gängig sind einfache Excel-Tabellen zur Erfassung von Schritten und Verantwortlichkeiten, grafische BPMN-Modelle zur visuellen Darstellung von Abläufen oder Vorlagen innerhalb spezieller Online-Tools für Prozessmanagement.
Was sind die wichtigsten Elemente einer Prozesserhebung Vorlage?
Eine gute Vorlage sollte die wichtigsten Aspekte eines Prozesses abdecken. Dazu gehören typischerweise der Prozessname und -zweck, die Start- und Endereignisse, die beteiligten Rollen und Verantwortlichkeiten, die einzelnen Aktivitäten, die benötigten Ein- und Ausgaben sowie die Schnittstellen zu anderen Prozessen.
