Die besten KI Meeting Assistenten 2025 im Vergleich

KI Meeting Assistenten können die Effizienz in Meetings wesentlich erhöhen. Wir stellen die Vor- und Nachteile der gängigsten KI Meeting Assistenten in diesem Artikel gegenüber und erzählen von unseren Erfahrungen. Damit könnt ihr den für eure Bedürfnisse optimalen KI Meeting Assistenten finden!

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Key Facts zu KI Meeting Assistenten

• Zu den bekanntesten KI Meeting Assistenten zählen: Fireflies, Otter ai, Fathom und Microsoft Copilot.
• Bis auf Microsoft CoPilot, sind KI Meeting Assistenten eigenständige Tools, die mit den gängigen Kollaborations-Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet kompatibel sind.
• KI Meeting Assistenten sind primär für den Einsatz in Online- oder Hybrid-Meetings gedacht. Präsenzmeetings benötigen eine entsprechende Audioaufnahme, um auf die Funktionalitäten der KI Meeting Assistenten zugreifen zu können.
• KI Meeting Assistenten entwickeln sich rasant. Viele von ihnen konzentrieren sich noch auf die Transkription, Protokollierung und Aufgabenverfolgung – ihr Leistungsportfolio erweitert sich jedoch zusehends.
• Die Auswahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Bedürfnissen und dem vorhandenen Technologie-Stack ab. Lizenzgebühren und Datenschutz sind ebenfalls wichtige Entscheidungskriterien.

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Die gängigsten KI Meeting Assistenten im Test

Wir haben 4 der gängigsten KI Meeting Assistenten ausprobiert. Wir haben ihre wesentlichen Funktionalitäten für dich zusammengefasst und unsere Einschätzung zu den Tools ergänzt.

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Fireflies

Fireflies ist ein KI-gestützter Meeting-Assistent, der automatisch Sprachkonversationen über mehrere Plattformen aufzeichnet, transkribiert, zusammenfasst und analysiert. Er lässt sich gut in gängige Videokonferenzsysteme wie Google Meet, Zoom und Microsoft Teams integrieren. Fireflies bietet erweiterte Analysefunktionen und Automatisierungsoptionen, die deinen Workflow optimieren, indem Aufgaben und Notizen automatisch zugeordnet werden. Beispielsweise erkennt das System automatisch Aussagen wie ‚Ich übernehme das‘ oder ‚Bis nächsten Freitag‘ und wandelt sie in Aufgaben mit Frist und Verantwortlichkeit um.

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Fathom

Fathom ist ein kostenloser KI-Meeting-Assistent, der deine Zoom-, Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Meetings aufzeichnet, transkribiert, markiert und zusammenfasst. Es bietet Funktionen wie automatische Aufzeichnung, eine schnelle KI-Zusammenfassungen unmittelbar nach Meeting-Ende und das Teilen von Highlights. Das bedeutet, dass du direkt nach dem Meeting eine strukturierte Übersicht erhältst und wichtige Aussagen oder To-dos gezielt markieren und mit Kolleg:innen teilen kannst, ohne selbst mitschreiben zu müssen. Fathom lässt sich nahtlos in Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet integrieren.

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Otter.ai

Otter.ai ist ein KI-gestützter Meeting-Assistent, der Echtzeit-Transkription, automatisierte Notizen und Meeting-Zusammenfassungen bietet. Es verfügt über OtterPilot, das automatisch an Videomeetings teilnehmen, Folien erfassen, Zusammenfassungen erstellen und Aufgaben zuweisen kann. Das heißt, OtterPilot erkennt nicht nur gesprochene Inhalte, sondern auch visuelle Elemente wie Präsentationsfolien, fasst die wichtigsten Punkte eigenständig zusammen und ordnet daraus resultierende Aufgaben den entsprechenden Personen zu. Die Plattform umfasst auch den Otter AI Chat zur Erstellung von Inhalten und zur Beantwortung von Fragen basierend auf Meeting-Transkripten sowie AI Channels für asynchrone Teamkommunikation und Zusammenarbeit.

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Microsoft CoPilot

Microsoft bietet mit Copilot in Teams einen persönlichen KI-Assistenten, der in Workflows unterstützt, z. B. durch Datei- und Chatzusammenfassungen, offene Fragen und Antworten, Aufgabengenerierung sowie intelligentes Feedback und Vorschläge. Copilot in Teams hilft, die wichtigsten Punkte, Aktionselemente und Ergebnisse von Onlinebesprechungen zu erfassen und zu teilen – zum Beispiel kann er eine gemeinsam bearbeitete PowerPoint-Präsentation zusammenfassen, offene Fragen aus dem Chat automatisch auflisten oder auf Basis des Gesprächsverlaufs konkrete Vorschläge für die nächsten Projektschritte formulieren. Wichtig zu wissen: Copilot ist nicht automatisch in gängigen Microsoft 365-Lizenzen enthalten – er ist in bestimmten Enterprise-Paketen als Add-on erhältlich und kostenpflichtig.

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Unsere Erfahrung mit diesen KI Meeting Assistenten

Fireflies, Otter.ai und Fathom sind im Hinblick auf ihre Services vergleichbar: Alles drei können als umfangreich und praktikabel beschrieben werden. Der Knackpunkt ist ihre Sprachkompetenz. Während Fireflies und Fathom eine Transkription in deutscher Sprache möglich machen, sind viele weitere Funktionalitäten und die Benutzeroberfläche dieser Anbieter nur in englischer Sprache verfügbar. Aber auch die Sprache in den Transkripten ist holprig und zum Teil nicht brauchbar – insbesondere dann, wenn mehr Österreichisch als Standarddeutsch gesprochen wird, was bei Setting Milestones immer wieder vorkommt. Auch Otter.ai ist hier auch keine Option; es erkennt zwar die deutsche Sprache, Transkripte und weitere Services sind allerdings nur in Englisch verfügbar. Eine weitere Herausforderung dieser drei Anbieter ist der Datenspeicherort USA, wenngleich sie allesamt DSGVO-Konformität proklamieren.

Bei Setting Milestones setzen auf Microsoft Copilot, weil er sich nahtlos in unsere bestehende Office-365-Umgebung integriert und für uns als MS-Nutzer:innen die datenschutztechnisch sicherste Lösung darstellt.

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KI-Meeting Assistenten im Vergleich

Nachfolgende Tabelle zeigt die vier vorgestellten Tools im direkten Vergleich.

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Weitere Meeting KI Assistenten

·       tl;dv (Too Long; Didn’t View): erstellt gute Highlight Videos

·       Sembly AI: erkennt auch Risiken, Entscheidungen und offene Punkte

·       Jamie: deutscher Meeting Recorder mit DSGVO-konformer Transkription

·       Sally Ai: Datenhosting in Deutschland

·       Tucan Ai: Datenhosting in Deutschland

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Welche Meetings von KI am meisten profitieren

KI-Assistenten entfalten ihr volles Potenzial erst, wenn eure Meetings bereits auf einer soliden Basis guter Vorbereitung und klarer Strukturen fußen. Ein KI-Tool kann grundlegende Defizite in eurer Meetingorganisation nicht kompensieren. Es kann jedoch bereits gut strukturierte Team-Meetings auf ein neues Effizienzlevel heben, indem es Routineaufgaben übernimmt und so wertvollen Freiraum für inhaltliche Tiefe sowie kreative Zusammenarbeit schafft.

Wenn ihr als Team eure Meeting-Effizienz grundlegend verbessern und eine wirklich produktive Kultur etablieren wollt, damit auch KI-Tools ihre volle Wirkung entfalten können, dann ist unsere 42 – Die Meeting Challenge die richtige Unterstützung für euch. Dabei handelt es sich um ein Format für Teams und Abteilungen, das Beratung und Coaching mit Selbsterfahrung kombiniert. In nur 42 Tagen etabliert ihr wirksame Routinen, die eure Zusammenarbeit spürbar verändern. Darauf aufbauend wird ein KI Meeting Assistent wirklich zum Gewinn.

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Welcher ist der richtige KI Meeting Assistent für mich?

Die Wahl des richtigen KI Meeting Assistenten hängt von deinen spezifischen Bedürfnissen ab. Wenn du Wert auf Echtzeit-Transkription und Zusammenfassungen legst und dabei in erster Linie in englischer Sprache unterwegs bist, könnten Fireflies oder Otter die richtige Wahl sein. Für eine umfassende Integration in die Microsoft-Umgebung bietet sich Copilot an. Fathom ist eine gute Option, wenn du eine kostenlose Lösung mit schnellen Zusammenfassungen suchst – aber Achtung: auch hier gibt es Barrieren mit der deutschen Sprache.

Es empfiehlt sich, die verschiedenen Tools auszuprobieren, um herauszufinden, welches am besten zu deinem Workflow passt. Die meisten bieten kostenlose Testversionen an, sodass du ohne Risiko starten kannst.

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Wo können KI Meeting Assistenten unterstützen?

Seit dem Aufkommen leistungsfähiger Sprachmodelle wie GPT-3 (2020) und der zunehmenden Integration von KI in Collaboration-Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams und Google Meet haben sich KI Meeting Assistenten rasant entwickelt. Anfangs waren sie einfache Transkriptionsdienste. Heute übernehmen sie komplexe Aufgaben wie Agenda-Vorbereitung, Echtzeit-Zusammenfassungen oder automatische Aufgabenverteilung. Der Trend zeigt klar: KI Assistenten werden zunehmend zum digitalen Co-Moderator in Meetings – mit wachsender Präzision und Integrationstiefe.

Nachfolgend erläutern wir für dich im Detail, wie dich KI Meeting Assistenten in den jeweiligen Meeting-Phasen unterstützen können:

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Unterstützung in der Vorbereitung

Obwohl viele KI Meeting Assistenten ihren Schwerpunkt auf die Dokumentation und Nachbereitung legen, wächst die Zahl der Tools, die auch bei der Meeting-Vorbereitung wertvolle Unterstützung bieten. Hier einige Beispiele dazu:‍

• ‍Microsoft Copilot für Teams: Unterstützt bei der Vorbereitung, etwa durch das Zusammenfassen relevanter E-Mails oder Dokumente im Vorfeld eines Meetings. Eine schrittweise Begleitung durch den Planungsprozess bietet es (noch) nicht – aber es erleichtert die Informationsbeschaffung erheblich.‍
• KI-gestützte Textmodelle wie ChatGPT: Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude können gezielt bei der Erarbeitung einer Meeting-Agenda helfen. Du kannst dir etwa durch Eingabe von Kontext („Ich will mit meinem Team über ein neues Führungskräfteentwicklungsprogramm sprechen“) eine strukturierte Agenda mit thematischen Impulsen, Leitfragen und Timeboxes generieren lassen. Auch möglich: Du lädst einen Bericht oder ein Strategiepapier hoch und lässt dir daraus die fünf zentralen Diskussionspunkte extrahieren, dir dir als Basis für deine Agenda dienen können. Verwende die Vorschläge als Inspiration und passe sie (mit oder ohne eines LLM) an deinen Kontext an.‍
• SessionLab: Kein KI-Tool im engeren Sinn, aber äußerst hilfreich zur Planung von Workshops und Meetings. Mit einer umfangreichen Vorlagenbibliothek und einer benutzerfreundlichen Drag-&-Drop-Agenda-Funktion hilft es dir, strukturierte Abläufe zu entwerfen.

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Praxistipp: Noch führt dich kein Tool Schritt für Schritt durch die Meetingvorbereitung. Das heißt, die Fähigkeit, ein Meeting von der Beantwortung des WHYs über das Timing bis hin zur Auswahl geeigneter Tools zu designen, darfst du noch selbst mitbringen. Unsere 10 wichtigsten Meeting Regeln helfen dir dabei, das Wesentliche zu berücksichtigen.

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Unterstützung während des Meetings

Während des Meetings entfalten KI Meeting Assistenten ihr eigentliches Potenzial: Sie sorgen dafür, dass der Fokus im Gespräch bleibt – nicht auf dem Mitschreiben. Ihre Funktionen reichen dabei weit über die reine Aufzeichnung hinaus:

• Gespräche in Echtzeit transkribieren: Dies ermöglicht es den Teilnehmenden, sich auf die Diskussion zu konzentrieren, ohne sich Notizen machen zu müssen.
• Wichtige Punkte und Aktionspunkte identifizieren: Durch die Analyse des Gesprächsverlaufs können relevante Themen und Aufgaben hervorgehoben werden.
• Automatisch Notizen erstellen und teilen: Nach dem Meeting stehen strukturierte Notizen zur Verfügung, die leicht geteilt und weiterverarbeitet werden können.

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Praxistipp: Die Spracherkennung bei KI-Meeting-Assistenten funktioniert am besten bei klarer, standardisierter Sprache. Für Nutzer mit starken Dialekten oder Akzenten empfiehlt es sich, ein Tool zu wählen, das speziell auf diese Varianten optimiert ist, wie beispielsweise Sally für deutsche Dialekte. Es ist ratsam, vor dem Einsatz eines Tools dessen Unterstützung für die jeweilige Sprachvariante zu überprüfen.

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Vor- und Nachteile beim Einsatz von KI Meeting Assistenten

Vorteile:

• Zeitersparnis: Automatisierte Transkriptionen und Zusammenfassungen reduzieren den manuellen Aufwand.  
• Konsistenz: Standardisierte Protokolle und Notizen verbessern die Nachverfolgbarkeit.
• Integration: Nahtlose Anbindung an bestehende Tools und Plattformen.

Nachteile:

• Kosten: Premium-Funktionen sind oft kostenpflichtig.
• Datenschutz: Verarbeitung sensibler Daten durch Drittanbieter ist zu bedenken!
• Abhängigkeit: Je mehr Funktionen du an die KI überträgst, desto abhängiger bist du auch von ihr (zB in Bezug auf Ausfälle, Preiserhöhungen, etc.)

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FAQs zu KI Meeting Assistenten

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Was ist ein KI-Meeting-Assistent?

Ein KI Meeting Assistent ist ein digitales Tool, das dich bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings unterstützt. Die Software kann z. B. Gespräche transkribieren, Inhalte zusammenfassen oder automatisch ein KI Protokoll schreiben lassen – damit du dich ganz auf das Wesentliche konzentrieren kannst: den Austausch.

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Ist der KI-Assistent kostenlos?

Viele KI Meeting Assistenten bieten kostenlose Einstiegsversionen an – etwa Fathom oder tl;dv. Für erweiterte Funktionen wie automatische Aufgabenverteilung, DSGVO-konforme Speicherung oder umfassende Integrationen (z. B. mit MS Teams oder Slack) ist meist ein kostenpflichtiges Abo nötig. Es lohnt sich, vorab zu prüfen, welches Modell zu deinem Bedarf passt.

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Welches ist das beste AI-Tool?

Das „beste“ Tool hängt davon ab, was du brauchst: Otter ist stark bei der Transkription, Fireflies überzeugt mit Workflow-Automation, und Microsoft Copilot spielt seine Stärken in der 365-Umgebung aus. Wenn du also z. B. häufig ein KI Protokoll schreiben lassen willst, ist Fireflies eine gute Wahl – wenn du Microsoft Teams nutzt, eher Copilot. Es gilt: testen, vergleichen, weiterdenken.

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Wie schreibe ich ein Meeting-Protokoll?

Du kannst ein Protokoll manuell schreiben – oder es dir heute ganz einfach von einem KI Meeting Assistent erstellen lassen. Moderne Tools erkennen automatisch wichtige Aussagen, To-dos und Entscheidungen. Das spart Zeit und sorgt für mehr Klarheit im Nachgang. Wichtig: Achte auf klare Sprache im Meeting – was gesagt wird, wird (von der KI) geschrieben.