KI-Schulungspflicht: Was der EU AI Act für Organisationen bedeutet

Seit 2. Februar 2025 ist KI-Kompetenz nach Art. 4 des EU AI Acts von einer optionalen Fähigkeit zur gesetzlichen Pflicht geworden. Im Juli 2026 wurde diese Regel durch den Digital Omnibus on AI neu gefasst und präzisiert. Da sich viele Organisationen darüber noch nicht bewusst sind und oft noch nicht mit der Umsetzung der Maßnahmen begonnen haben, geben wir in diesem Beitrag einen Überblick über das Thema. Wir zeigen dir, welche Anforderungen es gibt, was sich 2026 geändert hat und worauf du achten musst, um die Umsetzung in deiner Organisation rechtssicher zu gestalten.

Key Facts zu KI-Kompetenz / AI Literacy

• Gesetzlicher Rahmen: Artikel 4 des EU AI Acts verpflichtet Unternehmen dazu, Maßnahmen zu ergreifen, um die KI-Kompetenz (AI Literacy) ihres Teams zu fördern. Seit Juli 2026 ist klargestellt: Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss nicht garantiert werden.
• Stichtag: Die Anforderungen zur AI Literacy sind bereits seit dem 2. Februar 2025 in Kraft. Die geänderte Fassung gilt seit 27. Juli 2026.
• Zielgruppe: Alle Personen, die im beruflichen Kontext KI-Systeme nutzen, steuern oder deren Anwendung verantworten – auch externe Personen, die in eurem Auftrag mit KI arbeiten.
• Kernkompetenzen: KI-Kompetenz umfasst technisches Verständnis zur Funktionsweise, Datenkompetenz zum Schutz sensibler Informationen, die kritische Prüfung durch menschliche Aufsicht sowie das Rechtsbewusstsein über interne KI-Richtlinien.
• Umsetzung: Der EU AI Act gibt keine standardisierten Trainingsmaßnahmen vor. Organisationen entscheiden eigenverantwortlich, wie sie die KI-Kompetenz fördern und ihre Maßnahmen nachweisen. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben.
• Aufsicht & Haftung: Verpflichtet ist die Organisation. Die Geschäftsführung trägt im Rahmen ihrer Sorgfaltspflicht die Verantwortung dafür, dass passende Maßnahmen umgesetzt werden. Seit 2. August 2026 überwachen nationale Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung. Sanktionen richten sich nach nationalem Recht und müssen verhältnismäßig sein.
• Wichtig für Organisationen: Dokumentiert alle Maßnahmen zur KI-Kompetenz sorgfältig. Diese Aufzeichnungen sind wichtige Belege, um gegenüber Behörden nachzuweisen, dass ihr passende Maßnahmen gesetzt habt.

Was bedeutet das für dich:

• Als Mitarbeiter:in: Wenn du KI-Tools im Job nutzt, ist es erforderlich, deren Funktionsweise und Risiken sicher zu kennen. Die Organisation muss dich dabei unterstützen, diese Kompetenz aufzubauen, damit du die Systeme verantwortungsvoll einsetzen kannst. ‍
• Als Führungskraft: Du bist in der Verantwortung, für angemessene Maßnahmen zur Kompetenzbildung zu sorgen und die Einhaltung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten innerhalb deines Bereichs sicherzustellen.

‍

Was hat sich 2026 geändert?

Mit dem Digital Omnibus on AI (Verordnung (EU) 2026/1744) wurde Artikel 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Die Pflicht zur KI-Kompetenz bleibt bestehen – sie wurde aber präzisiert:

• Maßnahmen statt Garantie: Unternehmen müssen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss nicht garantiert werden.
• Unterstützung für KMU: EU-Kommission und Mitgliedstaaten müssen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen – etwa mit Praxisbeispielen.
• Gemeinsame Empfehlungen: Das KI-Gremium der EU erarbeitet Empfehlungen und gemeinsame Ziele für KI-Kompetenz.
• Aufsicht hat begonnen: Seit 2. August 2026 überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung – nicht das EU AI Office. In Deutschland ist das vor allem die Bundesnetzagentur (KI-MIG, in Kraft seit 29. Juli 2026). In Österreich war die zuständige Behörde Ende Juli 2026 noch nicht formell benannt; Anlaufstelle für Fragen ist die KI-Servicestelle der RTR.

Was das für dich bedeutet: Die Pflicht ist nicht abgeschafft – sie ist realistischer geworden. Entscheidend ist, dass du nachvollziehbare, zur Rolle passende Maßnahmen setzt und dokumentierst.

‍

Was bedeutet die KI-Schulungspflicht nach Art. 4 konkret?

Die KI-Schulungspflicht verpflichtet Unternehmen dazu, gezielte Maßnahmen zu setzen, damit alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten, die nötige Kompetenz entwickeln können – abgestimmt auf ihr Vorwissen, ihre Rolle und den Einsatzkontext. Das Ziel ist der kompetente und verantwortungsbewusste Umgang mit KI zur Risikominimierung. Genau genommen ist es also keine reine Schulungspflicht, sondern eine Pflicht zu Kompetenzmaßnahmen: Schulungen sind das häufigste, aber nicht das einzige Mittel. Auch Workshops, E-Learnings, interne KI-Richtlinien, Onboarding-Module oder Communities of Practice zählen dazu. Nur die Gebrauchsanweisung eines Tools weiterzugeben, reicht laut EU-Kommission in der Regel nicht aus.

Bei der KI-Kompetenz (AI Literacy) geht es darum zu verstehen, wie Künstliche Intelligenz (wie beispielsweise Microsoft Copilot oder ChatGPT) Daten verarbeitet, welche rechtlichen Grenzen bestehen und wo menschliche Aufsicht zwingend erforderlich ist. Der Gesetzgeber verlangt hier angemessene Maßnahmen, was eine echte inhaltliche Auseinandersetzung voraussetzt. Dazu gehört auch das Wissen über verbotene Praktiken (wie z. B. Social Scoring), um sicherzustellen, dass keine unzulässigen KI-Anwendungen im Unternehmen zum Einsatz kommen.

Die Tiefe der Schulung muss zur jeweiligen Rolle im Unternehmen passen. Ein:e IT-Entwickler:in benötigt beispielsweise ein deutlich tieferes Fachwissen als jemand, der KI lediglich zur Textkorrektur einsetzt.

‍

Wer ist laut EU AI Act zur KI Schulung verpflichtet?

Die Pflicht zur KI-Kompetenz trifft grundsätzlich alle Organisationen, die KI-Systeme im beruflichen Kontext einsetzen oder entwickeln. Unabhängig von der Unternehmensgröße muss sichergestellt werden, dass alle Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, gezielt beim Aufbau ihrer KI-Kompetenz unterstützt werden – auch externe Dienstleister:innen und Freelancer:innen, soweit sie KI-Systeme für euch bedienen.

Der EU AI Act unterscheidet hier nicht zwischen einem kleinen Start-up und einem internationalen Konzern. Sobald künstliche Intelligenz in die Arbeitsprozesse einfließt, sei es durch die Nutzung von Standard-Tools oder die Entwicklung eigener Lösungen, greift die Pflicht zur AI Literacy. Neu seit Juli 2026: Kleine und mittlere Unternehmen sollen dabei gezielt von EU-Kommission und Mitgliedstaaten unterstützt werden.

Die Förderung der KI-Kompetenz ist eine fortlaufende Anforderung. Organisationen müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, damit alle Ebenen der Organisation die notwendigen Kompetenzen aufbauen können, um mit der rasanten technischen Entwicklung und den regulatorischen Anforderungen Schritt zu halten.

Zusätzlich bei Hochrisiko-KI: Wer Hochrisiko-KI einsetzt – etwa im Recruiting oder in der Leistungsbeurteilung –, muss die Personen, die die menschliche Aufsicht übernehmen, eigens schulen (Art. 26 EU AI Act). Diese Pflicht gilt nach der Verschiebung durch den Digital Omnibus ab 2. Dezember 2027.

‍

Rollen-Check: Wer muss was wissen?

Die Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz folgen keinem Einheitsmodell. Damit die Wissensvermittlung wirklich zielführend ist, muss die Tiefe der Inhalte genau zur täglichen Arbeit und der jeweiligen Verantwortung in der Organisation passen.

Hier ist der Überblick, welche Schwerpunkte für wen jetzt wichtig sind:

‍

Was gehört zur KI Kompetenz?

Die Grundlage für alle Maßnahmen bildet die gesetzliche Definition. Der EU AI Act definiert KI Kompetenz in Artikel 3 Nr. 56 als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es Anbietern, Betreibern und Betroffenen ermöglichen, KI Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen, Risiken und möglicher Schäden bewusst zu werden.

Dieser gesetzliche Rahmen fordert ein fundiertes Verständnis, das die Sicherheit und die menschliche Aufsicht in den Mittelpunkt stellt. Um diese Anforderungen in der Praxis umzusetzen, lässt sich die KI Kompetenz in vier wesentliche Kernbereiche unterteilen:

• Technisches Verständnis: Hierbei geht es darum zu verstehen, wie KI Modelle grundsätzlich funktionieren und weshalb sie fehlerhafte Informationen mit großer Überzeugung (Halluzinationen) generieren können. Dieses Wissen bildet die Grundlage, um Möglichkeiten und Grenzen der Technologie innerhalb der Organisation realistisch einzuschätzen.
• ‍Datenkompetenz: Dieser Bereich umfasst das Bewusstsein darüber, welche Informationen für die Nutzung von KI Systemen geeignet sind und wie sensible Unternehmensdaten geschützt werden. Ziel ist die konsequente Vermeidung von Datenschutzverstößen sowie der Schutz des geistigen Eigentums. ‍
• Kritische Prüfung: Bei dieser Kompetenz, auch Human Oversight genannt, geht es darum, KI Ergebnisse konsequent zu hinterfragen. Es muss sichergestellt sein, dass die KI als unterstützendes Werkzeug betrachtet wird, während die finale Verantwortung für jedes Ergebnis und darauf aufbauende Entscheidungen beim Menschen verbleibt. ‍
• Rechts- und Ethikbewusstsein: Dieser Punkt umfasst die Kenntnis über geltende Vorgaben und Compliance Regeln. Es geht darum, Klarheit über verbotene Praktiken sowie über Anforderungen an die Transparenz zu schaffen, damit die Nutzung der Technologie jederzeit im rechtssicheren Rahmen erfolgt. Seit 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten des AI Act – etwa die Offenlegung bei Chatbots und Deepfakes. Ab 2. Dezember 2026 kommt ein neues Verbot hinzu: KI-Systeme zur Erzeugung nicht einvernehmlicher intimer Inhalte und von Missbrauchsdarstellungen.

Aufgepasst!

EU AI Act‑Konformität endet nicht beim Modellanbieter, sondern beginnt bei der konkreten Nutzung in deinem Unternehmen. Die eingebauten Schutzmechanismen der Provider (Inhaltsfilter, Moderation, Logging) sind nur Basis‑Guardrails – sie reichen allein nicht aus, um deine rechtlichen Pflichten zu erfüllen. Entscheidend ist, wie eure Nutzer:innen KI tatsächlich einsetzen: Welche Daten sie einspielen, welche Entscheidungen sie treffen (oder vorbereiten lassen) und welche Prozesse daran hängen. Genau auf dieser Nutzungs- und Verhaltensebene musst du eigene Policies, Zugriffskonzepte, Monitoring, Schulungen und Sanktionsmechanismen etablieren. Achtung: Monitoring von Mitarbeitenden ist mitbestimmungs- und datenschutzrelevant. In Österreich ist es häufig zustimmungspflichtig durch den Betriebsrat (§§ 96, 96a ArbVG), in Deutschland gilt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – bindet Betriebsrat und Datenschutz deshalb frühzeitig ein.

Wer sich auf „der Hersteller wird schon alles geregelt haben“ verlässt, riskiert Verstöße gegen den EU AI Act und die DSGVO – und im Schadensfall Haftungsrisiken und Reputationsschäden.

Dieser Grundsatz muss explizit in eure KI‑Richtlinie verankert sein: Sie sollte klar festhalten, dass Nutzerverhalten, Datenverwendung und Einsatzkontexte definiert, überwacht und bei Verstößen geahndet werden – und dass die Verantwortung hierfür bei der Organisation liegt, nicht beim Anbieter.

‍

Wer ist für die Umsetzung der KI-Schulungspflicht verantwortlich?

Die gesetzliche Verantwortung liegt beim Unternehmen als Ganzes. In der Praxis sichert die Geschäftsführung den rechtlichen Rahmen, während die Umsetzung oft durch Personalentwicklung, IT oder die Rechtsabteilung erfolgt. Damit diese Prozesse reibungslos ineinandergreifen, müssen die Verantwortlichkeiten zwischen den Abteilungen klar zugeordnet sein.

Da Compliance-Verstöße gegen den AI Act nach nationalem Recht sanktioniert werden können – laut EU-Kommission vor allem dann, wenn ein Vorfall auf fehlende Schulung oder Anleitung zurückgeht – und durch nicht fachgerechte Anwendung erheblicher Schaden für Organisationen entstehen kann, ist die Umsetzung der KI-Schulungsmaßnahmen essenziell.

Egal ob du als Mitarbeiter:in direkt mit KI arbeitest oder als Führungskraft die Strategie steuerst: Die Pflicht zur KI Kompetenz betrifft das gesamte Team. Es zählt, dass folgende Punkte sichergestellt sind:

• Ressourcen bereitstellen: Das Team bekommt die nötige Zeit und gezielte Unterstützung, um Wissen im Bereich KI Kompetenz aufzubauen. Dazu gehören unter anderem Schulungen und der Zugang zu aktuellem Fachwissen. ‍
• Verantwortung kennen: Jede Person weiß genau, wie sie KI Tools im eigenen Bereich sicher nutzt. Es herrscht Klarheit darüber, welche Daten geteilt werden dürfen und wie die Ergebnisse der KI in der jeweiligen Rolle geprüft werden müssen. ‍
• Nachweise führen: Die Organisation kann jederzeit belegen, welche Maßnahmen sie gesetzt hat und wer daran teilgenommen hat. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Haltet für jede Maßnahme fest: Art der Maßnahme (z. B. Präsenztraining, E-Learning, Workshop, Richtlinie), Anbieter bzw. Trainer:in, Inhalte und Lernziel, Teilnehmende und ihre Rolle, Datum und geplante Wiederholung. Diese Dokumentation dient als wichtiger Nachweis gegenüber Behörden.

Damit du in deinem Unternehmen jederzeit EU AI Act konform agierst, unterstützen wir dich mit unserer KI Beratung. Wir helfen dir dabei, Zuständigkeiten klar zu definieren, Schulungsmaßnahmen strategisch zu planen und bereits durchgeführte Maßnahmen richtig zu dokumentieren.

‍

KI Schulungspflicht: Was ist jetzt zu tun?

Der EU AI Act ist bereits in Kraft – und seit 2. August 2026 wird die KI-Kompetenzpflicht behördlich überwacht. Jetzt geht es darum, vom Wissen ins Tun zu kommen. Damit du rechtssicher und effizient startest, haben wir dir die wichtigsten Schritte zusammengefasst:

1. Bestandsaufnahme machen: ‍Wer nutzt im Team bereits welche KI-Tools? Erstelle eine kurze Übersicht, um den Schulungsbedarf besser einschätzen zu können. Unser KI Readiness Check hilft dir, auch die anderen Voraussetzungen für den KI-Einsatz strukturiert einzuschätzen.‍
2. Entwicklungsplan erstellen: Evaluiere, welches Wissen bereits vorhanden ist und welche Maßnahmen noch fehlen. Erstelle einen Plan für zukünftige Schulungsmaßnahmen, um langfristig rechtskonform zu handeln.‍
3. Dokumentation starten: Falls das bisher noch nicht passiert ist, beginne ab sofort damit, jede Lernmaßnahme festzuhalten.

‍

{{cta-fragen}}

‍

KI Kompetenz: Weiterbildung & Beratung

Damit die gesetzlichen Anforderungen direkt in die Praxis einfließen, begleiten wir Organisationen und die dort handelnden Personen mit passgenauen Formaten. Ziel ist es, dass alle Beteiligten die nötige Sicherheit gewinnen, um KI Systeme EU AI Act konform im Alltag einzusetzen. ‍

• KI Beratung: Für Organisationen, die eine ganzheitliche Lösung suchen, bietet unsere KI Beratung umfassende Unterstützung. Wir helfen dabei, Zuständigkeiten klar zu definieren, Schulungsmaßnahmen strategisch zu planen sowie eine nachhaltige KI Strategie aufzubauen und weiterzuentwickeln. ‍ ‍
• Spezialisierte Fachschulungen: In unseren vertiefenden Formaten, wie dem Training zum KI Projektmanagement oder unserem kommenden Angebot zu KI im Prozessmanagement, sind praxisrelevante Informationen zu Datenschutz und Compliance fest inkludiert. So verbinden wir die fachliche Weiterbildung direkt mit der empfohlenen Dokumentation eurer Kompetenzmaßnahmen.

{{cta-training}}

FAQ zur KI Kompetenz

Wann tritt die KI Verordnung der EU in Kraft?

Die KI-Verordnung der EU (AI Act) ist bereits am 1. August 2024 offiziell in Kraft getreten. Die spezifischen Anforderungen zur KI-Kompetenz (AI Literacy) gemäß Artikel 4 sind seit dem 2. Februar 2025 für alle Unternehmen und Organisationen verpflichtend anzuwenden. Seit 27. Juli 2026 gilt Artikel 4 in der durch den Digital Omnibus geänderten Fassung, seit 2. August 2026 wird die Einhaltung behördlich überwacht.

Wurde die KI-Schulungspflicht durch den Digital Omnibus abgeschafft?

Nein. Die EU-Kommission hatte ursprünglich vorgeschlagen, die Pflicht auf Kommission und Mitgliedstaaten zu verlagern. Im finalen Text bleibt sie aber bei den Unternehmen: Anbieter und Betreiber müssen weiterhin Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergreifen. Neu ist, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden muss.

Brauche ich ein Zertifikat für KI-Kompetenz?

Nein. Der EU AI Act schreibt weder ein Zertifikat noch ein bestimmtes Schulungsformat vor. Empfehlenswert ist eine interne Dokumentation aller Maßnahmen.

Wer kontrolliert die KI-Kompetenz?

Zuständig sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden – nicht das EU AI Office. Sie überwachen seit 2. August 2026. In Deutschland ist das vor allem die Bundesnetzagentur. In Österreich war die zuständige Behörde Ende Juli 2026 noch nicht formell benannt; Anlaufstelle für Fragen ist die KI-Servicestelle der RTR.

Was sind KI Kompetenzen?

KI Kompetenzen beschreiben die Fähigkeit, KI Systeme bewusst und kritisch zu nutzen. Dazu gehört das Wissen darüber, wie diese Technologien funktionieren, welche Chancen und Risiken sie bieten und wie sie verantwortungsvoll im Arbeitsalltag eingesetzt werden, ohne die Sicherheit oder den Datenschutz zu gefährden.

Welche Kompetenzen braucht man für KI?

Es geht nicht nur um technisches Wissen. Zu den Kernkompetenzen gehören:

• Technisches Verständnis: Grundwissen über die Funktionsweise von Modellen wie ChatGPT oder Copilot. ‍
• Datenkompetenz: Sicherer Umgang mit Informationen und Schutz sensibler Daten. ‍
• Kritische Prüfung: Die Fähigkeit, KI Ergebnisse zu hinterfragen und eine menschliche Aufsicht zu gewährleisten. ‍
• Rechtsbewusstsein: Wissen über die geltenden Leitplanken und Compliance Regeln im Unternehmen.

Für wen gilt die KI Verordnung?

Die KI-Verordnung gilt für alle Organisationen, die KI-Systeme innerhalb der EU bereitstellen, nutzen oder entwickeln. Das umfasst sowohl private Unternehmen jeder Größe als auch öffentliche Stellen. Sie gilt außerdem für Anbieter und Betreiber außerhalb der EU, wenn die Ergebnisse ihrer KI-Systeme in der EU verwendet werden. Ausgenommen ist die rein private, nicht berufliche Nutzung.