Das PMO - Projektmanagement Office
Ein Project Management Office (PMO) ist eine zentrale Instanz in einem Unternehmen, die für die Standardisierung und Steuerung aller Projektmanagement-Prozesse verantwortlich ist. Sein Hauptziel ist es, einen klaren Überblick über das gesamte Projektportfolio zu schaffen, die Effizienz zu steigern und so die Erfolgsquote von Projekten nachhaltig zu erhöhen.
Dieser Artikel erklärt die Kernaufgaben, die verschiedenen Ausprägungen und den strategischen Nutzen eines PMOs.
Key Facts zum PMO
- Ein Project Management Office (PMO) koordiniert das Management aller Projekte und Programme in einem Unternehmen.
- Ein PMO ist eine dauerhafte Stabstelle in Organisationen.
- Das Hauptziel eines PMOs ist die Steigerung von Effizienz und Projekterfolg durch mehr Transparenz, bessere Planungssicherheit und die Reduzierung von Risiken.
- Zu den Kernaufgaben gehören die Standardisierung von Methoden, das strategische Portfoliomanagement, die Ressourcensteuerung und das Reporting.
- Ein PMO kann verschiedene Rollen einnehmen, von rein unterstützend (bietet Methoden & Vorlagen) bis hin zu steuernd (trifft strategische Projektentscheidungen).
- Das PMO Canvas schafft einen Überblick über die Struktur und die zentralen Funktionen eines PMO und unterstützt den Aufbau eines PMO in der Organisation.
Was ist ein Project Management Office (PMO)?
Ein Project Management Office (PMO) ist eine zentrale und dauerhafte Koordinationsstelle, die für die Standardisierung und das Management aller Projekte in einem Unternehmen verantwortlich ist.
In der Praxis agiert das PMO als Bindeglied zwischen der strategischen Unternehmensführung und der operativen Projektebene. Es unterstützt Projektleitende bei Herausforderungen, kümmert sich um viele verschiedene Themen rund um das Projektmanagement und sorgt durch ein zentrales Reporting für Transparenz über die gesamte Projektlandschaft.
Das PMO sollte dabei keinesfalls als reine Überwachungsinstanz gesehen werden. Obwohl es die Einhaltung von Standards sicherstellt, ist seine Hauptfunktion die Unterstützung, und sein genauer Aufgabenbereich ist immer individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten.
Was sind die Aufgaben eines PMO?
Grundsätzlich spricht man von vier möglichen Stoßrichtungen, die ein PMO verfolgen kann. Selbstverständlich können Unternehmen in der Praxis alle Stoßrichtungen verfolgen oder diese individuell mischen oder anpassen. Ausschlaggebend für die gewählte Stoßrichtung ist das Ziel des PMOs.
1. Die unterstützende Funktion eines PMOs
Eine wesentliche Aufgabe des PMO in seiner unterstützenden Funktion ist die Entwicklung und Ausarbeitung eines einheitlichen Projektmanagement-Standards, der zum Reifegrad der Organisation passt.
Konkrete PMO Aufgaben in der unterstützenden Funktion sind:
- Die Konsolidierung dieses Standards in einer klaren Projektmanagement-Guideline.
- Die Entwicklung eines Aus- und Weiterbildungskonzepts für alle Projektbeteiligten.
- Das Coaching von Projektleiter:innen bei konkreten Herausforderungen.
- Die Gestaltung von Karrierepfaden und Entwicklungsmöglichkeiten im Projektmanagement.
2. Die kontrollierende Funktion eines PMOs
In seiner kontrollierenden Funktion sorgt das PMO für Transparenz über alle Projekte im Unternehmen. Dafür schafft und pflegt es einen zentralen Überblick über alle Vorhaben: das sogenannte Projektportfolio. Zudem stellt es sicher, dass alle relevanten Statusinformationen gesammelt und aufbereitet werden.
Konkrete PMO Aufgaben in der kontrollierenden Funktion sind:
- Die regelmäßige Sammlung und Aufbereitung von Statusinformationen aus allen laufenden Projekten (idealerweise unterstützt durch ein PM-Tool).
- Die Überwachung von Projektfortschritten, Kosten und Risiken anhand von Kennzahlen.
- Die Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Gremiensitzungen wie dem Projektesteuerkreis (PSK).
- Die Erstellung von Portfolio-Berichten als fundierte und entscheidungsrelevante Vorlage für die Geschäftsführung.
3. Die planerische Funktion eines PMOs
In seiner planerischen Funktion blickt das PMO in die Zukunft und gestaltet die strategische Projektlandschaft. Es unterstützt das Management dabei, die richtigen Projekte auszuwählen, zu priorisieren und die dafür notwendigen Ressourcen übergeordnet zu planen.
Konkrete PMO Aufgaben in der planerischen Funktion sind:
- Die strategische Portfolioplanung für zukünftige Zeiträume (z.B. für das nächste Geschäftsjahr).
- Die Definition von Projektkategorien und -standards (z.B. A-, B-, C-Projekte mit unterschiedlichen Anforderungen).
- Die Vorbereitung von Portfoliomeetings, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
- Die übergeordnete Koordination des Ressourcenmanagements, um die Verfügbarkeit für zukünftige Projekte sicherzustellen.
Praxistipp: In unserem Training Projektlandschaften gestalten und führen erfährst du, wie du ein PMO in eine Projektorientierte Organisation einbauen kannst, welche Aufgaben es dabei übernimmt und wie du dein Projektportfolio durch dynamische Phasen steuerst.
4. Die steuernde Funktion eines PMOs
In seiner höchsten Ausbaustufe agiert das PMO nicht nur als Unterstützer oder Planer, sondern hat die Befugnis, aktiv in das Projektportfolio einzugreifen. Es stellt sicher, dass die strategische Ausrichtung konsequent umgesetzt wird und bereitet entscheidende Weichenstellungen vor.
Konkrete PMO Aufgaben in der steuernden Funktion sind:
- Die Entwicklung von Bewertungs- und Priorisierungsverfahren für neue Projekte.
- Die Sicherstellung, dass Projekte alle relevanten Informationen für eine Beauftragung liefern.
- Die regelmäßige Kommunikation von Entscheidungen und Neuerungen im Projektmanagement an alle Mitarbeitenden.
- Die Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für den Projektesteuerkreis oder die Geschäftsführung.
Die Vorteile eines PMO im Überblick
Die Einführung eines PMOs ist eine strategische Investition, die sich durch einen klaren Nutzen für das gesamte Unternehmen auszahlt. Die wesentlichen Vorteile zeigen sich sowohl auf der strategischen Ebene als auch in der täglichen Projektarbeit.
Vorteile für das gesamte Unternehmen
- Bessere strategische Ausrichtung: Das PMO stellt sicher, dass die wertvollen Ressourcen auf die Projekte konzentriert werden, die wirklich auf die Unternehmensziele einzahlen. Es agiert als Bindeglied zwischen Strategie und Umsetzung.
- Fundierte Entscheidungsfindung: Durch die zentrale Sammlung und Aufbereitung von Daten liefert das PMO dem Management eine verlässliche "Single Source of Truth" und schafft so die Grundlage für kluge, datengestützte Entscheidungen.
- Gesteigerte Effizienz: Durch die Etablierung von einheitlichen Standards und Prozessen wird das "Rad nicht bei jedem Projekt neu erfunden", was Reibungsverluste reduziert und die Effektivität deutlich erhöht.
- Frühzeitige Risikominimierung: Ein zentrales Controlling über alle Projekte hinweg macht Risiken und Engpässe früher sichtbar und ermöglicht ein proaktives statt nur reaktives Handeln.
Vorteile für Projekte und Projektleitende
- Klare Leitplanken und Standards: Das PMO definiert klare und einheitliche Methoden für die Projektplanung und -durchführung. Das gibt den Projektleitenden Sicherheit und vereinfacht die Zusammenarbeit.
- Aktive Entlastung: Es übernimmt zentrale administrative Aufgaben wie das Reporting oder die Tool-Pflege. So werden die Projektteams entlastet und können sich auf ihre inhaltliche Kernarbeit konzentrieren.
- Unterstützung als Sparringspartner: Das PMO agiert als interner Dienstleister und Coach. Es unterstützt Projektleiter:innen bei methodischen Fragen und hilft, Herausforderungen zu meistern.
- Nachhaltiges Wissensmanagement: Es sichert wertvolle Erfahrungen und "Lessons Learned" aus abgelaufenen Projekten und macht dieses Wissen für zukünftige Vorhaben verfügbar.
Die 3 Typen von PMOs
Nicht jedes PMO ist gleich. Je nach Reifegrad der Organisation und den spezifischen Zielen kann ein PMO sehr unterschiedliche Rollen und Befugnisse haben. In der Praxis unterscheidet man typischerweise zwischen drei grundlegenden Ausprägungen.
1. Das unterstützende PMO (Der Dienstleister)
Dieser PMO-Typ hat einen geringen Grad an Einfluss und agiert primär als interner Dienstleister und Wissenszentrum. Es unterstützt Projekte auf Anfrage, macht aber keine bindenden Vorgaben.
- Fokus: Unterstützung und Befähigung.
- Typische Aufgaben: Bereitstellung von Vorlagen, Best Practices und Lessons Learned; Coaching und Training für Projektleitende.
2. Das kontrollierende PMO (Der Standardisierer)
Dieser Typus geht einen Schritt weiter und sorgt für die Einhaltung von Standards und Methoden. Es hat einen mittleren Grad an Einfluss und zielt darauf ab, durch die Standardisierung von Prozessen eine einheitliche Projektlandschaft zu schaffen.
- Fokus: Standardisierung und Transparenz.
- Typische Aufgaben: Vorgabe von PM-Methoden und -Tools; Etablierung eines einheitlichen Reportings; Überwachung der Einhaltung von Standards.
3. Das steuernde PMO (Der Direktor)
Dies ist die höchste Ausbaustufe mit dem größten Grad an Einfluss. Das steuernde PMO übernimmt die volle strategische Verantwortung für das gesamte Projektportfolio und hat die Befugnis, direkt in Projekte einzugreifen.
- Fokus: Strategische Steuerung und Entscheidungsfindung.
- Typische Aufgaben: Aktives Management des Projektportfolios; Priorisierung und Stopp von Projekten; direkte Zuweisung von Ressourcen und Projektleitenden.
Wo ist ein PMO in der Organisation angesiedelt?
Die eine richtige Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Die organisatorische Ansiedlung eines PMOs hängt stark von seinen Aufgaben und seinem Einflussbereich ab. In der Praxis haben sich jedoch verschiedene gängige Modelle etabliert.
- Das dezentrale PMO (Abteilungs-PMO): Häufig wird ein PMO in einer bestimmten Abteilung mit hoher Projektdichte (z.B. IT oder Forschung & Entwicklung) angesiedelt und ist dann nur für die Projekte dieses einen Bereichs zuständig.
- Das unternehmensweite PMO (Stabsstelle): Um eine strategische, unternehmensweite Wirkung zu erzielen, wird das PMO oft als Stabsstelle direkt der Geschäftsführung unterstellt und kann so das Projektportfolio zentral steuern.
- Das Projekt- oder Programm-Office: Diese Form ist im Gegensatz zum dauerhaften PMO temporär. Es wird speziell für ein einziges, sehr großes und strategisches Projekt oder Programm eingerichtet, um dieses gezielt zu unterstützen.
- Das ausgelagerte PMO (PMO as a Service): Hier werden die PMO-Funktionen an einen externen Dienstleister ausgelagert. Unternehmen nutzen diese Option, um schnell auf Expertenwissen zuzugreifen, ohne eigene, dauerhafte Strukturen aufbauen zu müssen.
Mit der Platzierung des PMOs sendest du unterschiedliche Botschaften innerhalb des Unternehmens an die Projektbeteiligten. So deutet ein PMO, welches beispielsweise direkt als Stabsstelle beim Vorstand angesiedelt ist, auf eine hohe PM-Awareness im Unternehmen hin. Schwimmt das PMO hingegen irgendwo in der Organisation mit, ist die Macht der Stabstelle häufig auch sehr eingeschränkt. Chris Rinner
Typische Rollen im PMO
Die personelle Besetzung eines PMOs hängt stark von seiner Größe und seinen Aufgaben ab. Nicht jede Rolle muss in jedem PMO vertreten sein, oft werden auch mehrere Rollen von einer Person übernommen. In der Praxis haben sich jedoch einige typische Rollen etabliert.
- Leiter:in des PMO (PMO Lead): Diese Rolle ist für die strategische Ausrichtung, den Aufbau und die Führung des PMOs verantwortlich. Sie vertritt das PMO gegenüber dem Management und verantwortet das Personal und die Prozesse.
- Projektportfolio-Manager:in: Diese Person steuert und überwacht das gesamte Projektportfolio. Sie bereitet Entscheidungen für den Projektesteuerkreis vor und managt die Priorisierung der Projekte.
- PMO-Mitarbeiter:in / Analyst:in: Diese Rolle unterstützt das PMO im operativen Tagesgeschäft. Zu den Aufgaben gehören administrative Tätigkeiten, die Erstellung von Berichten, die Datenanalyse und die Pflege von Dokumentationen.
- Prozess- & Methodenexperte / Coach: Diese Rolle konzentriert sich auf die Entwicklung und Optimierung von Projektmanagement-Standards. Sie coacht und schult Projektleiter:innen in der Anwendung von Methoden und Tools.
- Projektmanager:in (im PMO-Pool): In manchen Organisationen sind die Projektmanager:innen direkt dem PMO zugeordnet und werden von dort an Projekte "verliehen". Das stellt sicher, dass die Standards konsequent angewendet werden.
Die 4 wichtigsten PMO Kompetenzen
Im Idealfall leitet eine Person mit umfangreicher Projektmanagement-Erfahrung das PMO. Entscheidend ist jedoch, dass die PMO-Leitung weit mehr als nur Methodenkompetenz mitbringt.
Die wichtigsten PMO Kompetenzen im Überblick:
- Projektmanagement-Kompetenz: Fundierte und umfangreiche Erfahrung in der Praxis, idealerweise untermauert durch eine Projektmanagement Zertifizierung.
- Soziale Kompetenz: Ein PMO braucht Menschen, die gut kommunizieren können, Empathie und gleichzeitig das nötige Durchsetzungsvermögen besitzen.
- Change-Management-Fähigkeiten: Die Praxis zeigt, dass Erfahrung im Change Management extrem wertvoll ist, da die Einführung eines PMOs immer wesentliche Veränderungen in der Organisation mit sich bringt.
- Kulturelles Verständnis: Das PMO kann und soll auch dafür verantwortlich sein, dass sich eine gute Projektmanagement-Kultur etabliert, zum Beispiel durch die Moderation von Austauschformaten.
Praxistipp: Unser Online Training Projektmanagement Office ist die ideale Vorbereitung, wenn du planst, die Leitung eines PMO zu übernehmen oder in einem PMO mitzuarbeiten.
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4 Erfolgsfaktoren für ein starkes PMO
Die erfolgreiche Etablierung und der nachhaltige Betrieb eines PMOs hängen von einigen entscheidenden Erfolgsfaktoren ab. Wir haben hier die vier Praxistipps zusammengefasst, die sowohl für die Einführung als auch für den laufenden Erfolg wichtig sind:
1. Ein klares Mandat vom Top-Management
Die volle und dauerhafte Unterstützung der obersten Führungsebene ist entscheidend. Ein klares Mandat und ein offizieller Auftrag sind eine wichtige Voraussetzung, um dem PMO das nötige Gewicht und die erforderlichen Kompetenzen zu verleihen.
2. Die Einbindung aller relevanten Stakeholder
Ein PMO interagiert mit vielen verschiedenen Gruppen. Beziehe daher nicht nur Projektleiter:innen, sondern auch Auftraggeber:innen, Linienverantwortliche und andere Führungskräfte kontinuierlich mit ein, um die Akzeptanz zu sichern und die Bedürfnisse der gesamten Organisation zu erfüllen.
3. Transparente und verständliche Kommunikation
Ein PMO muss seinen Nutzen und seine Aufgaben immer wieder klar kommunizieren. Beantwortet proaktiv und regelmäßig die Fragen: Was sind die konkreten Aufgaben unseres PMOs? Welchen Nutzen stiften wir? Wie genau unterstützen wir die Projekte und die Organisation?
4. Gezielte Maßnahmen zur Akzeptanzförderung
Die Standards eines PMOs können als Mehraufwand empfunden werden. Macht deshalb den Nutzen immer wieder klar und verständlich: Erklärt allen, warum ein einheitliches Vorgehen im Projektmanagement für das gesamte Unternehmen wichtig ist und wie das PMO dabei konkret unterstützt, die Arbeit am Ende für alle zu erleichtern.
Das PMO Canvas
Das PMO Canvas ist ein visuelles Werkzeug, das dazu dient, die Struktur, die Funktionen und den Nutzen eines PMOs übersichtlich darzustellen und gemeinsam im Team zu entwickeln. Es hilft dabei, die Komplexität zu reduzieren und Klarheit über die Ziele und Aufgaben zu schaffen. Das PMO Canvas gliedert sich in 7 Felder: Mission, Leistungsportfolio, Nutzen, Erfolgskriterien, Herausforderungen und Risiken, Team und Rahmenbedingungen.
Anwendungsbeispiele:
- Einführung eines PMOs: Das Canvas unterstützt bei der initialen Konzeption eines neuen PMOs.
- Neuausrichtung eines bestehenden PMOs: Falls ein PMO bereits besteht, hilft das Canvas, es strategisch neu auszurichten.
- Workshops mit Führungskräften: Zur besseren Einbindung der Unternehmensleitung und zur Abstimmung der PMO-Ziele mit der Unternehmensstrategie.
Einerseits kann ein PMO Canvas ein sehr gutes Instrument sein, um sich über grundsätzliche Dinge in einem PMO bewusst zu werden (als Standortbestimmung: Wo stehen wir? Was fehlt uns noch?). Andererseits kann das PMO Canvas auch genutzt werden, um sich über wichtige Grundsatzfragen zur Etablierung eines PMOs Klarheit zu verschaffen.
Hier kannst du den PMO Canvas downloaden.
PMO Canvas: Praxistipps für die Anwendung
Um das PMO Canvas in der Praxis optimal zu nutzen, hat Chris Rinner hier seine Praxistipps zusammengefasst.
1. Nutzt das Canvas für einen Führungskräfte-Workshop
Das Canvas ist das ideale Werkzeug, um gemeinsam mit den Führungskräften ein klares Zielbild für das PMO zu skizzieren. Das Ergebnis ist keine lose Ideensammlung, sondern eine konkrete Umsetzungs-Roadmap für die Implementierung.
2. Behandelt den PMO-Aufbau wie ein echtes Projekt
Die Umsetzung sollte gemäß einer sauberen Projektmanagement-Logik wie ein echtes Projekt aufgesetzt werden – mit klaren Zielen, Nicht-Zielen und einer Terminplanung inklusive Meilensteinen. Die Erfahrung von Chris Rinner hat gezeigt, dass dieser Schritt nicht nur die Umsetzung erleichtert, sondern auch das richtige Signal aussendet: Das PMO geht als gutes Beispiel voran und tut das, was es predigt.
3. Seht die Entwicklung als eine Reise
Chris Rinner nutzt in seinen Trainings oft eine Coaching-Frage: „Auf einer Skala von eins bis zehn – wo steht euer PMO heute?“ Die Antwort ist dabei keine Bewertung, sondern eine Standortbestimmung: ein Stopp auf einer Reise.
Egal, ob ihr bei einer 'zwei' oder einer 'acht' steht – seht es nicht als Messlatte, sondern als euren aktuellen Ausgangspunkt. Wichtig ist nur, den nächsten Schritt zu machen, denn keine Organisation startet mit einem perfekten PMO bei einer 'zehn'.
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Wie kann ich ein PMO in der Praxis aufbauen?
Der Aufbau eines PMO braucht einen klaren Auftrag! Es sollte allen klar sein, warum ein PMO in der Abteilung oder in der Organisation etabliert werden soll. Das heißt, es benötigt ein gutes Konzept für ein PMO. Dieses soll nachfolgende Fragen beantworten:
- Was sind die Ziele?
- Was sind die Gründe für die PMO-Einführung?
Vorsicht bei der Einführung von zu vielen Themen auf einmal! Es empfiehlt sich, in einem ersten Schritt Themen zu sammeln, welche für ein PMO im Unternehmen in Frage kommen. In einem zweiten Schritt werden diese priorisiert. Daraus kann eine Umsetzungs-Roadmap erstellt werden, die bewusst Schritte zur Reflexion des bisher umgesetzten beinhaltet. Aber natürlich auch das Feiern erfolgreicher Zwischenschritte vorsieht. Ähnlich wie wir es in Projekten mit Meilensteinen tun. Chris Rinner
Nachfolgende Themen haben sich in der Praxis als gute erste Schritte beim Aufbau eines PMO erwiesen: Man beginnt mit der Entwicklung einer PM-Guideline und der Installation eines Gremiums als Projektesteuerkreis. Im ersten Schritt reicht vielleicht eine Projektliste aus, in der man den Ampelstatus und die wichtigsten Infos zu den Projekten zusammengefasst hat .
Es muss ja im ersten Schritt nicht gleich die Lessons-Learned-Datenbank zu allen Projekten etabliert und ausgerollt werden. Das ist vielleicht dann erst eine spätere Maßnahme auf meiner Roadmap zur PMO-Implementierung.
FAQs zum PMO
Was versteht man unter PMO?
PMO steht für Projektmanagement Office. Dabei handeltes sich um eine permanente Stabstelle in Organisationen, die zur Koordination von Projekten und Programmen in einer Organisation dient.
Warum ein PMO?
Ein PMO kann wesentlich dazu beitragen, die Qualität des Projektmanagement im Unternehmen stabil zu halten bzw. zu erhöhen. Es kümmert sich um zentrale koordinative, unterstützende und planerische Tätigkeiten und unterstützt damit die Arbeit von Projektleiter:innen und Projektmitarbeitenden.
Was sind die 5 wichtigsten Aufgaben eines PMO?
Die 5 wesentlichen Aufgaben eines PMO sind die Auswahl und Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools im Projektmanagement, die operative Unterstützung von Projekten, das Multi-und Ressourcenmanagement, die Befähigung von Projektleiter:innen und Projektmitarbeitenden und die Unterstützung dieser.
Was sind die Vorteile eines PMO?
Ein PMO unterstützt die Standardisierung und damit die Qualität des Projektmanagement in Unternehmen. Darüber hinaus serviciert es alle Stakeholder – von den Projektleiter:innen bis hin zu den Führungskräften.
Was ist ein Beispiel für die Arbeit eines PMO?
Ein typisches Beispiel ist ein PMO, das eine einheitliche Vorlage für Projekt-Statusberichte einführt. Es stellt sicher, dass alle Projektleiter:innen diese Vorlage nutzen und sammelt die Berichte, um dem Management monatlich einen konsolidierten Überblick über alle Projekte zu geben.
Was ist der Unterschied zwischen einem PMO und einem Projekt-Office?
Der Hauptunterschied ist die Dauerhaftigkeit. Ein PMO ist eine permanente Einrichtung in der Organisation, die alle Projekte betreut. Ein Projekt-Office hingegen ist temporär und wird nur für die Laufzeit eines einzigen, meist sehr großen Projekts eingerichtet.
Ab wann lohnt sich ein PMO?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Ein PMO lohnt sich in der Regel dann, wenn ein Unternehmen so viele Projekte gleichzeitig durchführt, dass der Überblick verloren geht, Ressourcenkonflikte zunehmen und die Einhaltung von Standards ohne eine zentrale Instanz nicht mehr gewährleistet werden kann.
